Der in BAUMETALL 7/2007 veröffentlichte erste Teil beschreibt, wie Kalkulationsgrundlagen mit der Hapak-Handwerkersoftware zeitgemäß umgesetzt werden können. Der zweite Teil stellt nun Vorteile und spezielle Kalkulationsvarianten und die Nachkalkulation vor.
Haxxel
Die als Haxxel bezeichnete Programmierungsumgebung ermöglicht die Erstellung freier Kalkulationsschemata für Hapak. Mit diesen können einzelne Positionen, wie etwa die Metallkalkulation, genauer kalkuliert werden. Darüber hinaus lassen sich Übersichten für Projekte (beispielsweise Baucenter) oder tabellarische Kalkulationen von Dokumenten erstellen. Die Schemata können von Hapak-Händlern an die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden angepasst oder entsprechend erweitert werden.
Metallkalkulation
Die Metallkalkulation ist am besten an einem Beispiel zu erläutern: Es werden fünf Vordächer mit jeweils 3 m Länge auf der Kalkulationsbasis von 1 m kalkuliert. Die Dächer haben jeweils eine Dachrinne. Die Fertigung von 1 m erfordert 30 Minuten für den Meister und drei Stunden für den Gesellen. Die Montage eines Stückes dauert eine Stunde. Das Bauteil wird vor der Montage zum Eloxieren gegeben. Die Metallkalkulation wurde speziell für die Metallverarbeiter entwickelt, die aus Rohmetall umfangreiche Konstruktionen fertigen und diese zur Verzinkung oder Beschichtung weitergeben. Es ist möglich, die Gewichte beziehungsweise die Oberflächen der Bauteile zu addieren und damit weiterzurechnen. Die Artikel können als Einmalpositionen in die Kalkulation aufgenommen werden. Beispiel: Man braucht nur einen Rinnenboden am Ende einer Dachrinne. Unerheblich ist, ob diese 2,50 oder 3,50 m lang ist.
Baucenter
Das Baucenter dient der begleitenden Nachkalkulation komplexer Bauvorhaben mit Subunternehmern. Aus dem Auftrag an den Kunden werden gewerkweise die Aufträge an die Subunternehmer abgeleitet. Die Eingangsrechnungen der Subunternehmer werden mit dem Baufortschritt bewertet und mit den Auftragssummen verglichen. Abweichungen werden sofort angezeigt und die Entwicklung des Gesamtgewinns sofort angezeigt.
Tabellarische Kalkulation
In der tabellarischen Kalkulation können die Positionen eines Dokumentes mit bestimmten Merkmalen angezeigt und geändert werden. Über Haxxel können auch zusätzliche Felder hinzugefügt werden. Folgende Anwendungen sind gegenwärtig verfügbar. 1. Standard – eine Übersicht über viele Kalkulationsfaktoren mit der Möglichkeit, Spalten auszublenden und Bemerkungen bei einzelnen Positionen zu hinterlegen. 2. GAEB-Simple – eine sehr einfache und übersichtliche GAEB-Kalkulation. 3. Lohnzusatzkosten – Kosten für Fahrten werden erfasst und auf die Kosten im Angebot verteilt. 4. Akkordlohnberechnung – Verteilung der kalkulierten Lohnleistung auf die einzelnen Mitarbeiter. Weitere Kalkulationen können mit geringem Aufwand entwickelt werden:
Externe Kalkulation
Für das Feintuning jeder Kalkulation ist die externe Kalkulation das ideale Werkzeug. Hier werden alle Kalkulationswerte gezeigt und können wie in einer Excel-Tabelle geändert werden. Über die Umkalkulation können Projektsonderpreise eines Lieferanten eingepflegt oder die Lohnsätze eines Titels geändert werden, etwa wenn die Leistung durch fremde (kostengünstige) Arbeitnehmer durchgeführt wird.
Sonderfall der Kalkulation: GAEB
Im Bauwesen werden Ausschreibungen im GAEB-Format weitergegeben. Nach dem Einlesen stehen die Angebote mit vollständigem Text zur Verfügung und es können die eigenen Preise eingetragen werden. Die Berechnung der Positionen erfolgt im Angebot. Die Preise werden anschließend zurückgesandt. Vorteile von GAEB sind, dass die Texte im Rechner vorliegen, die ausschreibenden Stellen die Angebote schneller vergleichen und aufgrund vollständig vorliegender Texte die Rechnungen deutlich einfacher erstellt werden können. Die Kalkulation von GAEB-Ausschreibungen ist mit allen Varianten möglich, die oben dargestellt wurden. Die schnellste Kalkulation erfolgt mit GAEB-Simple: Diese ermöglicht die Eintragung der eigenen Verkaufspreise ohne jede Kostenkalkulation. Die Standard-Tabellarische-Kalkulation lässt die Kalkulation mit der Hinterlegung von Bemerkungen bei einzelnen Positionen zu. In der aufwendigsten Variante werden bei den einzelnen Positionen Material- und Lohnpositionen hinterlegt. Der Vorteil daran ist, dass bei Auftragserteilung direkt aus dem Angebot bestellt werden kann.
Eine zeitsparende Kalkulations-Methode ist die Weitergabe der Ausschreibung an die angedachten Lieferanten per GAEB (d83 oder p83) oder UGL. Die Lieferantenpreise werden mittels Preisvergleich gegenübergestellt, die entsprechenden Lieferanten ausgewählt und schließlich in der externen Kalkulation die eigenen Leistungen kalkuliert.
Die externe Kalkulation wird auch eingesetzt, um das Angebot mit Materialkosten, Lohnstunden und so weiter zu kalkulieren. Als letzter Schritt sind die Prüfung und das Feintuning der Kalkulation mit der externen Kalkulation unverzichtbar. Ein Wechsel zwischen den Kalkulationsverfahren ist problemlos möglich.
Nachkalkulation
Zur Angebotsüberprüfung bietet Hapak zwei Varianten an: Die kleine Nachkalkulation in Form der Ertragsübersicht der Projektverwaltung und die große Nachkalkulation. Die Ertragsübersicht der Projektverwaltung listet in Form grüner Balken die Soll-Erlöse laut Angebot, die Erlöse der Ausgangsrechnungen und die tatsächlichen Einnahmen der Zahlungsbuchungen auf. Als rote Balken finden sich die Soll-Kosten laut Angebot, die tatsächlichen Kosten der Eingangsrechnungen, Lohn- oder Lagerbuchungen und die tatsächlichen Ausgaben wieder. Die unterschiedlichen Kostenarten werden durch unterschiedliche Farbtöne dargestellt.
In der großen Nachkalkulation ist der Vergleich von „Soll“ (Angebot) zu „Ist“ (Eingangsrechnung, Lohn, Lager) jeder einzelnen Position bei allen Kalkulationsfaktoren möglich. Summen werden titelweise gebildet. Da die kalkulierten Mengen in der Regel von den abgerechneten Mengen abweichen, können die Soll-Dokumente zwischen Angeboten und Ausgangsrechnungen gewechselt werden.
Schlussbetrachtung
Wird der Handwerker zur Erstellung der Kalkulation überflüssig? Sicher nicht! Der Handwerker erhält mit einer guten, vielseitigen Kalkulationssoftware ein Instrument, mit dem er seine Kalkulation beschleunigt und vereinfacht. Diese Vereinfachung erfolgt durch die Übernahme des Materials von Lieferanten, die Übernahme von kalkulierten Leistungen, die Speicherung von eigenen Leistungen und Jumbos und die Hilfe bei der Rechnung.
Die Handwerkersoftware Hapak hat für alle Anforderungen das richtige Instrument, wobei grundsätzlich Folgendes gilt: Je größer die Konkurrenz ist, desto genauer muss kalkuliert werden. Je komplexer die Sachverhalte sind, desto eher ist die Kalkulation über den Daumen falsch! Je größer das kalkulierende Unternehmen, desto mehr Informationen müssen schriftlich fixiert werden, damit sie für alle Beteiligten zur Verfügung stehen. Die Nachkalkulation ist zur Ermittlung des tatsächlichen Ergebnisses eines Projektes und zur Verbesserung der Kalkulationsgrundlagen überaus wichtig.
Das aus der Erfahrung resultierende Gefühl für Kosten und die benötigte Zeit wird mit einer guten Kalkulationssoftware einfacher genutzt. Erfolgreiche Handwerker haben aber immer noch ihre Kalkulationswerte im Gefühl und rechnen die Kalkulation oft im Kopf überschlägig durch. Damit prüfen sie ihre Kalkulation und steuern ihr Unternehmen.
* Carl Dammermann hat Betriebswirtschaft studiert und ist Miteigentümer der Dammermann & Dammermann Softwarevertriebs GbR, die im Raum Berlin / Hannover Hapak vertreibt. In seinem beruflichen Leben hatte er immer mit Prüfung, Weiterentwicklung oder dem Vertrieb kaufmännischer Software zu tun.
** Andreas Misol ist Inhaber von Misol Computer im Handwerk und zuständig für den Vertrieb von Hapak in Württemberg. Er hat Betriebswirtschaft studiert und sich 1992 in Ostfildern bei Stuttgart selbstständig gemacht.
