Buchhaltung? Das macht doch mein Steuerberater!

Irrtum! Im täglichen Ablauf jedes Betriebes werden Daten erfasst und bearbeitet, die den größten Teil der Buchhaltung umfassen. Der Steuerberater erfasst die Daten ein zweites Mal ohne jeden zusätzlichen Erkenntnisgewinn.

Im Betrieb gibt es drei Varianten, die Daten zu erfassen und zu bearbeiten:

1. Handgeschriebene Listen, Rechnungsbücher, Wareneingangsbücher usw. werden tatsächlich noch genutzt. Sie sind ein Zeichen von zu viel verfügbarer Zeit und somit eine Fleißaufgabe, die keinen Sinn macht, da die Daten nicht weiter genutzt werden können. Eingebürgert hat sich hierfür die Abkürzung ABM (Arbeitsbeschaffungsmaßnahme). Diese Variante soll nicht weiter betrachtet werden.

2. Office-Programme werden gern genutzt, um die Daten für die Steuerberater aufzubereiten und selbst den Überblick über das Unternehmen zu behalten.

3. Handwerkerprogramme können den Unternehmer bei allen kaufmännischen Vorgängen unterstützen und hierbei Arbeit und Kosten sparen. Dies kann erweitert werden, um die Übernahme in die eigene Buchhaltung, oder beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldungen selbst durchzuführen.

Die zweite und dritte Variante sollen ausführlich gegenübergestellt werden

Alle Ausgangsrechnungen werden in den Office-Programmen in eine Excel-Liste geschrieben und anschließend die Zahlungseingänge vermerkt. Mahnungen, die sich aufgrund der Liste ergeben, werden dann in Word geschrieben. Der Einfachheit halber, werden oft ältere Mahnungen als Vorlagen verwendet und nur die relevanten Daten ausgetauscht. Hierbei muss man aufpassen, dass die Daten korrekt geändert werden. In einem Handwerkerprogramm sind die Ausgangsrechnungen vorhanden. Nach Eingabe der Zahlungseingänge können Mahnvorschläge erstellt werden. In fortschrittlichen Programmen, beispielsweise Hapak, können die Texte der Mahnungen noch verändert werden. Durch diese Flexibilität kann auf unterschiedliche Kunden reagiert werden. Einigen Kunden muss man schnell eine drastische Mahnung schreiben, bei anderen fragt man 6 Wochen nach Überschreiten des Zahlungszieles vorsichtig, ob es Probleme gibt.

Die Eingangsrechnungen werden erfasst, um einen Überblick über die Höhe der offenen Positionen und die Zahlungstermine zu haben. Bei der Bezahlung (fortschrittlich mit Online-Banking oder altmodisch per Überweisungsträger) müssen viele der Daten der Eingangsrechnung nochmals erfasst werden. Nach der Zahlung wird dies in der Excel-Liste vermerkt werden. Falls eine Nachkalkulation durchgeführt wird, müssen die Daten projektweise hinterlegt und durchgerechnet werden. Oft werden die Eingangsrechnungen als Kopie in den Ordnern bei den Projekten abgelegt. In einem Handwerkerprogramm wird die Eingangsrechnung erfasst und dem Projekt zugeordnet. Das Zahlungsziel und Skonto sind bereits beim Lieferanten hinterlegt. Durch die Projektzuordnung stehen die Daten automatisch in der Nachkalkulation zur Verfügung. Bei der Zahlung werden die Daten an ein Banking-Programm übertragen und die Bezahlung wird automatisch verbucht. Das Avis bei der gleichzeitigen Zahlung mehrerer Rechnungen an einen Lieferanten wird parallel erstellt. Es entfallen drei Erfassungen im Unternehmen! Das Ziel ist immer: jede Rechnung nur einmal in die Hand zu nehmen, und genau das wird so erreicht.

Das Kassenbuch ist im Unternehmen eine Schreibarbeit, die mit Excel gelöst werden kann. Sofern das im Handwerkerprogramm vorhandene Kassenbuch genutzt wird, werden zusätzlich bei Zahlungseingängen von Kunden auch gleich die offenen Positionen ausgeglichen und, sofern mit einer Lagerverwaltung gearbeitet wird, etwa bei einem Ladengeschäft, auch gleich die Bestandsveränderungen gebucht. Manche Handwerkerprogramme beispielsweise von Hapak ermöglichen die Übernahme des gesamten Kontoauszuges in das Programm und somit die Zuordnung zu Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Die erfassten Daten können per Schnittstelle an den Steuerberater übertragen werden. Insgesamt ergibt sich hieraus folgendes Bild:

Gebührensenkung beim Steuerberater

Beim Steuerberater fällt mehr als 80 % der Arbeit weg, da die Erfassung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenbuchungen und Zahlungsverkehr entfällt. Dies lässt sich auch in eine Gebührensenkung umsetzen. Aus diesem Grund unterstützen manche Steuerberater die Erfassung im Handwerkerprogramm nur ungern. Die Buchhaltung beim Steuerberater folgt anderen Zielen, als die Buchhaltung im Unternehmen. Im Unternehmen soll mit den Daten gearbeitet werden. Es soll schnell und zeitnah ein Blick auf Offene Posten, Liquidität, Umsatz und Nachkalkulation ermöglicht werden. Beim Steuerberater ist die erste Frage, ob die Unterlagen vollständig sind, die zweite Frage ist die nach der steuerlichen Relevanz. Die Einbindung der Buchhaltung in betriebliche Abläufe spielt in der Regel keine Rolle. Die Offenen Posten dienen zum Beispiel nicht für das Mahnwesen oder die Zahlung von Eingangsrechnungen. Die Übernahme der Erfassung der Buchhaltung im Betrieb erhöht oft die Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandanten. Zudem fördert dieses Vorgehen das gegenseitige Verständnis. Für die Umstellung muss man wissen, dass es typische Fehler im Betrieb und typische Fehler beim Steuerberater gibt. Typische Fehler im Betrieb sind beispielsweise das falsche Kostenkonto oder das Buchen auf ein Konto ohne Umsatzsteuer, obwohl Umsatzsteuer enthalten ist. Typischer Fehler beim Steuerberater sind die falschen Zuordnungen von Werkzeugen zu den Kosten oder von Subunternehmerleistungen zum Anlagevermögen.

Gelegentlich wenden Steuerberater ein, dass sie keine Verantwortung für die Buchhaltung übernehmen würden, wenn im Unternehmen zu viel gemacht wird. Dieser Einwand macht wenig Sinn, da der Steuerberater aus versicherungsrechtlichen Gründen jede Verantwortung für die Buchhaltung ausschließen muss.

Widerstand gibt es oft im Unternehmen, weil Mitarbeiter einwenden, dass Buchhaltungskenntnisse nicht vorhanden sind. Professionelle Handwerkerprogramme, beispielsweise von Hapak, führen den Bearbeiter so, dass eine falsche Buchungen nahezu unmöglich sind. Selbst einfache Betriebsbuchhaltungen haben diese Führung nicht, weil die Verzahnung zwischen kaufmännischen Abläufen und deren Erfassung nicht so ausgeprägt sind.

Zusammenfassung

Die Vorteile einer Datenerfassung im Handwerkerprogramm und deren Übertragung ins Steuerberaterprogramm für das Unternehmen sind eindeutig. Wir wissen aus den Erfahrungen mit zahlreichen Unternehmen: Handwerker, die ihre Betriebe kennen und die Zahlen im Griff haben, sind die erfolgreicheren. Das sind meist die Handwerker, die ihre Buchhaltung sehr dicht „am Mann“ haben. Zusammenfassend stellt sich der Sachverhalt bei der Nutzung von Handwerkerprogrammen wie folgt dar:

Die Daten liegen dem Betrieb ständig vor, wodurch mit den Daten auch gearbeitet werden kann. Dadurch lernt man den Betrieb deutlich besser zu beherrschen. Die Büroarbeit im Betrieb wird weniger. Die Arbeit beim Steuerberater wird deutlich weniger. Durch die Senkung der Steuerberaterkosten lassen sich oft die Kosten für die Software innerhalb von einem halben Jahr refinanzieren.

Ertragsübersicht: Allein durch die Zuordnung von Angebot, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Lohnstunden zum Projekt ergibt sich die sehr übersichtliche Anzeige über den Stand des Projektes, wie etwa in der Ertragsübersicht von Hapak (Bild).

Nachkalkulation: Nur im Handwerkerprogramm kann eine positions- oder titelbezogene Zuordnung von Kosten erfolgen und es kann daraus ein Soll-Ist-Vergleich erstellt werden. Diese Daten sind in der Finanzbuchhaltung des Steuerberaters nicht vorhanden.

Liquiditätsplanung: Eine Übersicht über die fälligen Eingangsrechnungen und möglichen Zahlungseingängen kann aus der Buchhaltung des Steuerberaters nicht gewonnen werden, weil sie nicht ausreichend aktuell ist. In einem guten Handwerkerprogramm gibt es dies in zwei Varianten: Aufstellung aller Eingangsrechnungen und Übersicht über die nächsten Wochen bezüglich Zahlungsein- und -ausgängen sofern zu den Zahlungsterminen gezahlt wird.

Insgesamt kann Folgendes festgestellt werden: Alle Handwerker, die ihre Buchhaltung im eigenen Haus machen, sagen, dass der kaufmännische Teil der Betriebsorganisation für Sie seither deutlich transparenter geworden ist.

Mit der Erfassung der Daten im Handwerkerprogramm für alle folgenden Anwendungen werden Daten einmal eingegeben und dann geprüft. Die mehrfache Eingabe ist deutlich fehleranfälliger.