Die Produktion von Alutüren und -fenstern ist die Hauptkompetenz der Firma Metallbau Schmidt aus Malsch in der Nähe von Karlsruhe. Dank jahrelanger Erfahrung im Gewerbe und enger Zusammenarbeit mit Konstruktions- und Architekturbüros besitzt das 1978 gegründete Unternehmen mit seinen mittlerweile 19 Mitarbeitern heute eine breite Angebotspalette: Die Montage und Ausführung in der 800 m2 großen Werkhalle reicht vom Bau von Fassaden, Wintergärten oder der Verglasung von Balkonen bis hin zu Brand- und Rauchschutzelementen aus Aluminium.
Und auch in der Verwaltung kann das Unternehmen auf lange Erfahrungswerte blicken. Bereits seit rund 15 Jahren ist eine professionelle Finanzbuchhaltungslösung im Einsatz. „Als ich ins Unternehmen kam, war die Software bereits fest etabliert. Von daher kenne ich es gar nicht anders“, erklärt Sonja Hoffmann, die seit mittlerweile elf Jahren die Buchhaltung von Metallbau Schmidt mithilfe der syska Euro Fibu durchführt.
Anpassungsfähige Software, die Zeit spart
Auf eine Empfehlung hin hatte Metallbau Schmidt seine Buchhaltung auf die Softwarelösung umgestellt. „Davor wurde alles händisch erstellt, was natürlich deutlich mehr Zeit in Anspruch genommen hat.“ Dank der Software bewältigt sie die rund 240 Buchungen pro Monat jedoch spielend. Sie werden gesetzeskonform, sicher und vor allem auch zeitsparend abgewickelt. Besonders sinnvoll sind die benutzerorientierten Funktionen wie die übergreifende Suche und die individuelle Oberfläche. Sie machen den Buchhaltungsalltag einfacher und erlauben es, die Software an die eigenen Anforderungen anzupassen.
Grundsätzlich sollte eine Finanzbuchhaltungssoftware einfach in bereits vorhandene Branchensoftwarelösungen oder auch Eigenentwicklungen zu integrieren sein. Unabdingbar ist deshalb ein flexibles Schnittstellenkonzept. „Wir haben unsere Bankingsoftware integriert und müssen so nur noch die Daten anlegen und Rechnungen buchen. Das funktioniert dank der übersichtlichen Struktur der Software wirklich schnell und einfach und bringt eine immense Zeitersparnis“, resümiert Sonja Hoffmann.
Intelligente Controllingfunktionen schaffen Überblick
Dabei kann eine gute Fibu-Software noch mehr, denn die Buchhaltung als zentrales Informationssystem im Unternehmen ist heute wichtiger denn je. Eine bedeutende Rolle spielt hierbei das Controlling. Sich schnell einen Überblick über die Stärken und Schwächen des eigenen Unternehmens verschaffen zu können ist besonders für kleinere und mittlere Firmen unerlässlich.
Ausschlaggebend für den sinnvollen Einsatz einer Fibu-Software zu Controllingzwecken sind Module wie eine professionelle Kosten- und Leistungsrechnung sowie eine flexible Liquiditätsplanung. Schließlich liefern sie wichtige Zahlen zur Analyse und Steuerung des Betriebs. Die aktuellen Daten über Gewinn, Rentabilität oder Vermögensstruktur schaffen Entscheidungssicherheit und beschleunigen die Umsetzung von Maßnahmen oder auch Änderungen in der strategischen Ausrichtung eines Betriebes.
Auswertungen leicht gemacht
Intelligente Finanzbuchhaltungsprogramme bieten besonders detaillierte Analysen sowie eine übersichtliche Darstellung von Gewinn- und Verlust-Rechnungen. Auch betriebswirtschaftliche Auswertungen für einen schnellen Überblick lassen sich mit ihnen einfach und schnell genieren. Auf Knopfdruck listet die Software alle Standardgrößen wie Umsatz, sonstige Erlöse, Aufwendungen, Abschreibungen oder Zinsen auf. Auswertungs- und Vergleichszeiträume für die Umsatzstatistik sind zudem frei bestimmbar. Mithilfe einer Zeitachse kann die Veränderung der Zahlen umgehend sichtbar gemacht werden. So lässt sich beispielsweise neben den Auswertungen vergangener Perioden auch die Zukunft abbilden: Ausgehend vom aktuellen Bankguthaben und dem Offenen-Posten-Bestand mit Zahlungszielen besteht die Möglichkeit, wochen- oder monatsgenau die verfügbare Liquidität zu berechnen. Weitere Statistiken lassen sich ebenfalls zügig erstellen und beliebige Auswertungs- und Vergleichszeiträume abfragen.
„Die Controllingfunktionen nutzen wir regelmäßig. Auch wenn wir manche Auswertungen noch ohne die Software erstellen, ist der schnelle Überblick über die wichtigsten Zahlen ein wirklich großes Plus“, so Sonja Hoffmann.
Zuverlässiger Support ist entscheidend
Regelmäßige Softwareaktualisierungen sind Pflicht für eine sichere Finanzbuchhaltungssoftware. Dies umfasst natürlich auch europäische Vorgaben hinsichtlich der Rechnungsstellung bzw. -verarbeitung. So plant die EU-Kommission, die sogenannte elektronische Rechnung bis 2020 zur vorherrschenden Fakturierungsmethode zu entwickeln. Vorteile sind beispielsweise effizientere, kostengünstigere und weniger fehleranfällige Prozesse. Sinnvoll ist es deshalb, wenn bereits die gängigen Formate wie ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung unterstützt werden: Rechnungsdaten lassen sich in einem genormten Datensatz übermitteln, umgehend auslesen und verarbeiten. Nachkontrollen reduzieren sich auf ein Minimum. Die regelmäßigen Software-Updates werden einfach aufgespielt, Neuerungen lassen sich so bequem umsetzen und nutzen – damit die Software weiterhin sicher und immer auf dem neuesten Stand bleibt.
Natürlich gehört auch ein professioneller Kundendienst mit zum Leistungspaket einer guten Software. „Der Support ist wirklich sehr hilfreich“, findet Sonja Hoffmann. „In schätzungsweise 98 % der Fälle wurde mir schnell und effektiv geholfen. Und auch generell gibt es eigentlich nichts, was uns an der Software noch fehlen würde – man kann also sagen, dass ich wunschlos glücklich bin!“ 
Bild: syska GmbH
Tipp
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Gerade kleine Handwerksbetriebe und Familienunternehmen müssen gut mit Geld umgehen können und die Zahlen immer im Blick haben. Mit drei Instrumenten sichern Sie Ihren Erfolg: mit dem Geschäftsplan, der Finanzplanung und der Liquiditätsplanung. Wie das konkret funktioniert, erklärt Betriebswirt Heiko Geiger im Seminar „Finanz- und Zukunftsplanung“ in der Steinseifer-Akademie in Deizisau. Nächster Termin ist der 7. Februar 2020.
