Messefit

In Zeiten allgemeiner Kosteneinsparung wird häufig auch der Messebesuch gestrichen. Aber spart man hier nicht am falschen Fleck? Ein Messebesuch kann nicht durch Telefongespräche mit Ausstellern oder Lektüre der Homepage ersetzt werden. Eine Fachmesse bietet in den Messehallen den gesamten Überblick über das Angebot der Branche. Lieferanten können miteinander verglichen werden, es gibt eine Menge Anregungen und schließlich ist es möglich auf der Messe Personen kennenzulernen, die man bisher nur vom Telefon her kannte.

Messen und Veranstaltungen sind Chancen

Auf einer Fachmesse kann der Besucher neue Aussteller im Face-to-Face-­Kontakt kennenlernen. Es gibt keine bessere Chance, verschiedene Lieferanten optimal zu vergleichen. Wesentliches Messeziel ist es, Neulieferanten zu entdecken, neue Kontakte zu knüpfen, auch wenn noch kein aktueller Bedarf für den Besucher besteht. Die Suche nach Zweitlieferanten hat auch dann Bedeutung, wenn man mit dem bisherigen Stammlieferanten voll zufrieden ist. Kein Messeziel kann wichtiger sein als die ­Erstkontakte mit Ausstellern. Also: Kontakte suchen und bei Zeitnot ­wenigstens Kurzgespräche führen. Ziele für den Messebesucher sind:

Die Messeplanung

Auf großen Messen tummeln sich zeitgleich mehrere Tausend Besucher und viele Hundert Aussteller. Feste Terminvereinbarungen mit den Ausstellern haben sich leider nicht bewährt. Schnell kommt Hektik beim ­Besucher auf, wenn er sich abhetzen muss, um pünktlich eine Verab­redung einzuhalten. Absprachen sind günstig, sofern sie nicht an einen Termin gebunden sind. Wer neue Hersteller im Hallenplan findet, kann sich online informieren. Das „Muss-Programm“ bezieht sich auf die Aussteller, die man unbedingt besuchen muss. Das „Kann-Programm“ umfasst Ausstellerbesuche, auf die zur Not auch verzichtet werden kann.

Viele Besucher kommen am Wochenende, dann ist das Messegelände überfüllt, die Aussteller haben alle Hände voll zu tun und weniger Zeit für ausführliche Gespräche. Das Messeergebnis des Besuchers wird dadurch beeinträchtigt. Am Messeort gibt es private Übernachtungsmöglichkeiten. Die Zimmervermittlung erfolgt über die Messegesellschaft oder das Verkehrsamt. Die hier angebotenen Zimmer unterliegen Kon­trollen, sodass ein Mindeststandard gewahrt wird. Etwas außerhalb sind die Übernachtungskosten günstiger, dafür sollten die Fahrtzeiten zum Messegelände berücksichtigt werden.

Das Internet bringt wichtige Informationen und ist für die Vorbereitung des Messebesuchs unverzichtbar. Über interessante und neue ­Aussteller erfährt der Besucher in Inseraten sowie in Beiträgen der Fachpresse. Zur Messe­vorbe­reitung gehört auch die Frage: Wen nimmt man mit? Ein Familienmitglied? ­Einen wichtigen Mitarbeiter? Eine Begleitperson gewinnt Einblick in das Leistungspaket der Aussteller und kann an Entscheidungen teilnehmen.

Ein Messebesuch ist kein Spaziergang, verlangt große Konzentration und eine Portion Aufgeschlossenheit für Neues. Eine positive Einstellung motiviert zum Besuch der Messe und hilft dabei, die eigene Komfortzone zu überwinden.

Der Messebesuch

Wie bereits erwähnt, lohnt sich die Unterscheidung in „Muss-Besuche“ und „Kann-Besuche“. Darüber hinaus ist die Erstellung eines Laufplanes enorm hilfreich. Es lohnt sich folglich, die Internetangebote der Messeveranstalter zu studieren. Zunächst empfiehlt sich der Blick auf die Hallenpläne. Diese sind fast immer in entsprechende Themengebiete eingeteilt. Zum Beispiel sind Aussteller, die sich mit Metallbe- und -verarbeitung befassen, in einer Halle anzutreffen. Aussteller aus dem Bereich Abdichtung und Bauchemie in einer anderen. Nachdem relevante Aussteller lokalisiert und in Prioritäten eingeteilt wurden, erfolgt die Bestimmung der Besuchsreihenfolge. Dazu leisten der Ausdruck des infrage kommenden Hallenplans und ein Markierungsstift wertvolle Hilfe.

Überhaupt sind Notizen beim Messebesuch sehr hilfreich. Besser als der Notizblock ist ein Tablet­. Es unterstützt beim Gespräch – etwa dann, wenn die eigene Homepage oder eine konkrete Auftragsanforderung gezeigt werden soll. Beim Erstbesuch auf einem Stand erlebt der Besucher die nötige Aufmerksamkeit des Ausstellers, wenn er sich bei der Kontaktaufnahme professionell vorstellt und Anonymität vermeidet. Aussteller sind neugierig und stellen ein paar Fragen, um einen Erstbesucher einzuschätzen, was keinesfalls als „aufdringlich“ bezeichnet werden sollte. Das Standpersonal ist gut geschult, es kann Schaulustige von echten Interessenten unterscheiden.

Messegespräche dauern mindestens 20 Minuten. Der Besucher kann also pro Messetag etwa 12 bis 14 intensive Ge­spräche schaffen. Um Zeit zu sparen, sollten Detailgespräche nicht auf dem Messestand, sondern später z.B . per Telefon fortgesetzt werden. Längere Themen werden auf der Messe nur kurz angesprochen und protokolliert. Die Fortsetzung des Kontaktes wird aber bereits festgelegt. Zusätzlicher Zeitbedarf entsteht, wenn sich Berufskollegen oder Bekannte in der Halle begegnen.

Das Messeprotokoll

Die Messenacharbeit wird durch aussagefähige Kontaktdaten schon vorbereitet. Die Aktivitäten der Messenacharbeit werden schon in das Messegespräch involviert. Maximal innerhalb 30 Tagen nach der Messe sind alle gewonnenen Informationen ausgewertet, gewünschte Unterlagen angefordert und Besuche vereinbart.

Wichtige Messekontakte werden schriftlich bestätigt und priorisiert. Dabei sollte nicht gewartet werden, bis der Aussteller sich an den Besucher wendet. Besser ist es, selbst aktiv zu sein.

Ein Messeprotokoll, ob online oder offline, hat für die Nacharbeit große Bedeutung. Ohne Notizen geraten Informationen schnell in Vergessenheit. Für das Protokoll kann ein Formular mit strukturierten Angaben erstellt werden. Und noch ein Tipp: Anstatt Prospekte mitzunehmen, können wichtige Unterlagen per Post oder digital zugeschickt und dann in einem „Messe­ordner“ angelegt werden.