Zum Jahreswechsel häufen sich die An-lässe für betriebliche Feierlichkeiten. Die traditionelle Weih-nachtsfeier ist längst nicht mehr die einzige Form; Anlässe, Rahmen und Teilnehmerkreis variieren stark. Die Kosten einer Betriebsfeier sind nur unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar. Leicht wird der Fiskus zur Spaßbremse und trübt mit empfindlichen Nachzahlungen die Feierstimmung. „Ausgaben für Betriebsfeiern untersuchen Prüfer verstärkt“, warnt Steuerbera-ter Klaus Zimmermann von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerbe-ratungsgesellschaft DHPG. „Gerade die Zusammensetzung der Gäs-tegruppen und die Höhe der Veranstaltungskosten sorgt häufig für Zündstoff.“
Viele Firmen sind mit den geltenden Bestimmungen noch nicht vertraut (siehe Infokasten). Unternehmen sollten jetzt ein er-höhtes Augenmerk auf die Planung, Organisation und Dokumentati-on von Betriebsfeiern legen. Grundsätzlich sind pro Jahr zwei Betriebsveranstaltungen bei Mitarbeitern steuer- und beitrags-frei, wenn die Kosten je Mitarbeiter 110 Euro brutto nicht ü-bersteigen. Allerdings liegen viele steuerliche Tücken im De-tail und werden besonders bei nur jährlich stattfindenden Ver-anstaltungen leicht übersehen.
Das Finanzamt prüft genau, ob die Kosten für die Feier im „üb-lichen“ Rahmen liegen. In der Praxis werden bei der Ermittlung der Kosten schnell die Nebenkosten wie Saalmiete oder Künstler-honorar vergessen. Diese sind neben den Kosten für Speisen und Getränke, Fahrtkosten oder Eintrittsgelder unbedingt mit zu be-denken. Überschreiten die Kosten die Freigrenze, werden die ge-samten Aufwendungen zu lohnsteuer- und sozialversicherungs-pflichtigem Arbeitslohn. Wer seine Mitarbeiter nicht verärgern möchte, führt zusätzlich zu den Gesamtkosten pauschal 25 % Steuern an das Finanzamt ab.
Häufig versäumen es Unternehmer, zeitnah eine Dokumentation der Betriebsveranstaltung zu erstellen. Doch nur so haben Unterneh-men gegenüber peniblen Prüfern triftige Argumente in der Hand. Besonders wichtig ist eine Dokumentation bei gemischten Gäste-gruppen. Stehen neben den eigenen Mitarbeitern auch Geschäfts-partner oder Kunden auf der Gästeliste, müssen die Teilnehmer-gruppen getrennt voneinander behandelt werden. Denn die Kosten für Geschäftspartner und Kunden sind aufzuteilen und nur teil-weise abziehbar. Tipp von DHPG-Berater Klaus Zimmermann: Unter-nehmer sollten eine detaillierte Teilnehmerliste führen, die den Status des Gastes dokumentiert. Die Liste ist von allen Gästen zu unterzeichnen. So kann das Finanzamt die Aufteilung der Teilnehmer genau nachvollziehen.
Steuerliche Stolperfallen bei Betriebsfeiern
Der Fiskus knüpft die Steuervorteile für Betriebsfeiern an en-ge Bedingungen. Immer wieder kommt es zu Konflikten mit den Finanzbehörden und beträchtlichen Nachzahlungen. In nachfol-genden Fällen ist besondere Vorsicht geboten.
1. Kombinierte Veranstaltungen: Die Verknüpfung von Veranstal-tungen mit unterschiedlichem Anlass ist steuerlich häufig problematisch. Wird etwa an eine Betriebsversammlung eine Be-triebsfeier angehängt, geht der Fiskus von einer Gesamtveran-staltung mit eher gesellschaftlichem Charakter aus und lehnt eine Trennung ab (BFH, Az. VI R 55/07). Unternehmer dürfen in so einem Fall die 110-Euro-Freigrenze pro Teilnehmer insgesamt nicht überschreiten. Ansonsten behandelt der Fiskus die Ge-samtkosten als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn, es sei denn der Arbeitgeber nimmt eine Pauscha-lierung vor oder die Mitarbeiter leisten eine Zuzahlung.
2. Geschlossener Teilnehmerkreis: Feiern für einen begrenzten Personenkreis innerhalb des Unternehmens (z.B. Abteilungslei-ter) erkennt der Fiskus nicht als Betriebsveranstaltung an, die Kosten gelten somit als Arbeitslohn. Besonders tückisch: Die Möglichkeit, die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent abzu-führen, ist ebenso ausgeschlossen (BFH, Az. VI R 22/06). Un-ternehmer sollten Betriebsfeiern allen Mitarbeitern zugänglich machen, so dass keine Nachteile entstehen. Nur bei größeren Unternehmen akzeptiert das Finanzamt ausnahmsweise auch ge-trennte Feiern nach Abteilungs- und Mitarbeitergruppen.
3. Gemischte Gästegruppen: Bei Betriebsfeiern für einen ge-mischten Teilnehmerkreis sieht das Finanzamt besonders genau hin. Denn die Bewirtung von Geschäftspartnern oder Kunden ist im Gegensatz zu Mitarbeitern nur eingeschränkt abzugsfähig. Unternehmer müssen diese Personen getrennt dokumentieren, da es Unterschiede bei der steuerlichen Behandlung gibt. Was häu-fig vergessen wird: Die eingeschränkte Absetzbarkeit gilt auch für freie Mitarbeiter, Handelsvertreter oder Mitarbeiter ande-rer Unternehmen aus demselben Konzern.
Über DHPG: Die DHPG Dr. Harzem & Partner KG gehört zu den 15 größten Wirt-schaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften in Deutschland. Die DHPG ist mit über 350 Mitarbeitern an sechs Standorten im Rheinland vertreten (Bonn, Bergisch Gladbach, Bornheim, Euskirchen, Gummersbach, Köln). Die DHPG ist aktives Mitglied im Netzwerk NEXIA International und stellt mit Dr. Nor-bert Neu den Chairman. NEXIA International zählt mit mehr als 20.000 Mitarbei-tern in über 100 Ländern und rund 600 Büros zu den zehn größten Accounting Networks weltweit.
Über Steuerberater Klaus Zimmermann, DHPG Bornheim: Tätigkeitsschwerpunkte: Betreuung von mittelständischen Unternehmen, Freiberuflern/Selbstständigen und Privatpersonen, betriebswirtschaftliche Beratung, insbesondere Finanzierungs- und Controllingberatung
