Baustellenaktivitäten zu dokumentieren, Mängel, Schäden oder Behinderungen zu erfassen und deren Beseitigung zu verfolgen ist eine wichtige, aber auch lästige, weil aufwendige Pflicht von Bau- und Projektleitern, Architekten und Ingenieuren. Wer statt Bleistift und Papier eine Dokumentationsapp einsetzt, kann seinen Zeit- und Organisationsaufwand erheblich reduzieren. Mängel, Materialfehler oder Behinderungen auf der Baustelle müssen dann nicht mehr schriftlich notiert, Berichte und Mängelrügen später im Büro geschrieben, Fristen gesetzt, verschickt und auf Wiedervorlage für eine fristgerechte Bearbeitung gelegt werden. Mit mobiler Dokumentationssoftware und dem webbasierenden Mängelmanagement lassen sich diese Medienbrüche vermeiden, Arbeitsabläufe beschleunigen und Mängelbeseitigungs-Fristen verkürzen.
Das Programm Bautagebuch 2023 für die Dokumentation von Baustellenaktivitäten wurde durch ein neues Modul für das Management von Baumängeln im Web erweitert. Das neue Modul "Mängelmanagement Webinterface" ist eine von Weise Software bereitgestellte Webplattform zur Meldung, Verwaltung, Kontrolle und Abnahme erfasster Mängel. Es soll darüber hinaus eine schnelle, standortunabhängige und umfassende Kommunikation aller Beteiligten ermöglichen.
Die Funktionsweise ist denkbar einfach: Zunächst werden die Mängel vom Projektverantwortlichen am PC oder per App erfasst und im Plan verortet. Anschließend wählt dieser den jeweiligen Verursacher in der Adressdatenbank aus. Diese erhalten über einen E-Mail-Verteiler automatisch ein individuelles Passwort für den Online-Zugriff auf die Mängelmanagement-Plattform. Nachdem der Projektleiter die Mängel auf die Webplattform hochgeladen hat, werden diese, inklusive Mängelbeschreibung, angezeigt. Auch genaue Projektangaben, wie Beseitigungsfrist sowie deren Bearbeitungsstatus können angezeigt werden.
Sobald sich die Mängelverursacher eingeloggt haben, können sie alle Mängel einsehen, die in ihrem Verantwortungsbereich liegen. Zu diesen können sie Rückmeldungen und Kommentare zum Bearbeitungsstatus geben oder Fotos hochladen. Sobald sich eine Änderung ergibt, wird der Projektverantwortliche automatisch innerhalb der Desktopanwendung benachrichtigt, Verursacher werden bei Änderungen per E-Mail verständigt. Mit dieser neuen, webbasierten Mängelmanagement-Lösung sollen Projektverantwortliche jederzeit eine Kontrolle über den aktuellen Bearbeitungsstand haben und können den Status des jeweiligen Mangels nach Abschluss, Prüfung und Abnahme aller Arbeiten auf "Behoben“ setzen und damit erfolgreich abschließen.
