In den Unternehmen wird die Informationsfülle zunehmend zum Problem. Neben einer Vielzahl alphanumerischer Daten sorgen auch grafische Daten (Fotos, Pläne etc.) für volle digitale und analoge Ordner. Das führt dazu, dass man immer mehr Zeit für die Recherche, Sichtung und Verwaltung von Daten aufbringen muss, die dann für die eigentliche produktive Tätigkeit nicht mehr zur Verfügung steht. Dokumenten-Management-Systeme (DMS), wie zum Beispiel Weise-DMS 2023 strukturieren Informationen, verkürzen die Informationssuche, beschleunigen Arbeitsprozesse, senken Unternehmenskosten und steigern die Produktivität.
Dokumente erfassen und verwalten
So lassen sich Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Briefe, E-Mails, Fotos oder Pläne einfach erfassen und verwalten. Sowohl die Software-Einrichtung als auch Bedienung sollen besonders intuitiv gestaltet sein.
Im Besipeil der Software Weise-DMS 2023 müssen Anwender lediglich die Dokumenten-Quellen definieren – das können Scanner, digitale Ordner oder E-Mail-Konten sein. Diese werden anschließend Projekten, Kategorien, Akten oder individuell definierten Ordnungsstrukturen zugeordnet und klassifiziert. Anschließend können sie verteilt, geprüft, bearbeitet oder archiviert werden. Für die Quellen oder Dokumentarten können individuelle Arbeitsabläufe oder "Workflows" festgelegt werden, um interne Durchläufe mit Rechten und Aufgaben abzubilden – beispielsweise die Dokumentprüfung, Freigabe, Kenntnisnahme oder den Versand. Eine Vorschaufunktion vereinfacht die individuelle Definition von Arbeitsabläufen. Zudem können Dokumente Mitarbeitern zugewiesen und auf Wiedervorlage gesetzt werden. Integriert sind auch eine automatische Verschlagwortung, eine Volltextsuche mit umfangreichen Suchfunktionen sowie eine OCR-Zeichenerkennung (Optical Character Recognition), die die auch Textinhalte gescannter Dokumente erkennt. Damit können auch falsch benannte oder falsch abgelegte Dokumente schnell wiedergefunden werden. Dokumente können zudem mit selbst definierten Markern versehen und um eigene Zusatzdatenfelder erweitert werden.
Individuelle Benutzerrechte
Auch eine detaillierte Mitarbeiter-Rechtevergabe in der Nutzerverwaltung ist möglich. So können neue Rechte und Berechtigungen für Nutzergruppen und Dokumentarten vergeben werden. Dabei sind sowohl eine Mehrfachauswahl in der Dokumentliste als auch Mehrfachzuweisen von Projekten möglich. Dateien können ferner per Drag & Drop aus dem Explorer dem Dokumenten-Manager zugewiesen werden.
Weise Software GmbH
